1 sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğ’de defterler her firmanın kendi bilgi işlem sistemlerinde saklanması zorunludur. Alternatif olarak e-defter saklama hizmeti sağlayan entegratör firmalarda da saklanabilir.

Sistem tarafından Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’na gönderilmek üzere yüklenmiş mükellef bilgisi, muhasebeci bilgisi, berata kaynaklık edecek defterin dönemi ve hangi defter olduğu bilgisi ve berata konu olan defterin Başkanlık Mali Mührü ile onaylanan elektronik belgedir.

Hayır. Kullanıcılar GİB e-Defter Uygulaması veya webservis aracılığıyla ücretsiz olarak beratlarını iletebilmektedir.

Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından doğrulama kaydıdır.Zaman Damgaları belli bir verinin belirtilen bir tarihte var olduğunu kanıtlarlar.

Uyumsoft e-defter sisteminde, zaman damgası gömülü olarak bulunmakta olup ücretsiz servis edilmektedir. Bu sebeple, ayrıca mükellef tarafından temin edilmesine gerek bulunmamaktadır.

Aylık oluşturduğunuz defterleri GİB sistemine gönderirken firmanıza ait mali mühür ile imzalamanız gerekmektedir. Uyumsoft bağımsız platform sistemi client/side da imzalamayı desteklemektedir. E-fatura kapsamında temin etmiş olduğunuz mali mührü e-defter uygulamasında da kullanılabilirsiniz. E-defter için ayrıca bir mali mühür temin etmenize gerek yoktur.

e-İmza kişiye verilmekte olup, kişinin ıslak imzasına karşılık gelmektedir. Mali mühür ise firmaya verilir, firma yetkilisi taahhüdü ile  firma için oluşturulmuştur.

e-defter uygulamasına geçmek için Uyumsoft ile anlaşıp başkanlığın //www.edefter.gov.tr/basvuru.html adresindeki başvuru formunu doldurmanız gerekmektedir. Bu formu doldururken dikkat etmeniz gereken husus ise uyumlu yazılım için açılan combo-box alanında Uyumsoft e-Defter seçeneğini tercih etmenizdir. Ayrıntılı bilgi için e defter başvuru kılavuzunu inceleyeniz.

Gönüllü olarak e-defter uygulamasına başvurmak mümkündür. Gönüllü olarak e-Deftere geçmek isteyen mükellefler https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/linkinden başvurularını gerçekleştirebilirler. Başvuru sırasında gerçek kişiler elektronik imza veya mali mühür, tüzel kişiler mali mühür kullanmalıdır.

Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvuruda bulunduktan sizin belirtmiş olduğunuz iletişim bilgisine geri dönüş sağlanacak ve hangi tarihte itibaren e-defter oluşturabileceğiniz bilgisi verilecektir. Kullanım tarihleriniz başlaması ile Uyumsoft tarafında canlı kullanıma geçebilirsiniz

1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde yapılan değişiklik ile e-Defter uygulamasının ön koşullarından olan e-Fatura kullanıcısı olma zorunluluğu kaldırılmıştır. Yani e-Fatura kayıtlı kullanıcısı olmadan e-Defter uygulamasından yararlanılabilir.

Hayır. Firmalar e-Defter uygulamasına vergi kimlik numarası üzerinden başvuru yapmaktadır. Başvurunun ardından firmalar, tercih ettikleri uyumlu yazılım programları vasıtasıyla merkez ve şube olmak üzere ayrı ayrı defter ve beratlarını oluşturabilirler.

Yazılımınız e-deftere uyumluluk kontrolünü www.edefter.gov.tr adresinde yapabilirsiniz.Yazılımınızın e-defter ile uyumluluk onayına gerek olmaksızın, Uyumsoft bağımsız platform ürünü ile kullandığınız programdan alınana kaynak veri ile e-defterleri istenilen XBRL formatında oluşturabilir, imzalanabilir zaman damgası kullanabilir ve saklayabilirsiniz.

Uyumsoft e-defter geçiş kampanyaları ile bakım vs. mahkum olmadan maliyet avantajlarını değerlendirerek e-defter entegre olabilirsiniz. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) portal geçiş kampanyası kapsamında, e-faturada GİB portal kullanıcıları için e-fatura 2015 yılına kadar e-defter ise 2016 yılına kadar ücretsiz olarak mükelleflerin hizmetine sunulmuştur. Kampanya detayları için adresini ziyaret ediniz.

Uyumlu Yazılımlar Listesinde yayımlanan firmaların hepsi, e-Defter uygulaması kapsamında elektronik defter ve beratları Gelir İdaresi Başkanlığının belirlediği format ve standartlarda defter oluşturmak için izin almış uyumlu yazılım programlarıdır.Uyumsoft bağımsız platform izni kapsamınsa hizmet vermektedir.

e-Defter uygulamasında parçalı defter oluşturmak mümkündür. Bu parçalı defterlerin, herhangi birinde, oluşturulan tarih aralığında hiçbir muhasebe kaydının olmaması durumunda, o defter parçasının da boş defter olarak oluşturulması ve beratının GİB e-Defter uygulamasına iletilmesi gerekmektedir. Bunun amacı bir aya ait tarih bütünlüğünü korumaktır.

Firmaların e-defteri muhafaza etmesi ve gerektiğinde ilgili birimlere ibraz edebilmeleri için, belli yükümlülükleri yerine getirmiş olmaları gerekmektedir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan tebliğ kapsamında, elektronik defter oluşturma konusunda izin alan firmalar, e-defter muhafaza ve ibraz yükümlülüklerini gerçekleştirirken, şu hususlara uygun hareket etmek zorundadırlar: Elektronik defterler, istenildiğinde gerekli merciilere ibraz edilmek üzere, ilgili beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkar edilmezliği, güvenli elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alınır. Bu nedenle elektronik defterler kağıt ortamında saklanmayacaktır. Defterlerini elektronik ortamda tutanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dahilinde, elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür. Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, (elektronik imza ve mali mühür değerleri dahil) veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamaktadır. Bu yükümlülük elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kağıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu çerçevesinde güvenli elektronik imza temin etmiş, e-Defter tutma, kaydetme, onaylama, saklama ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılıma sahip olan gerçek kişiler, yapacakları başvurunun kabul edilmesi halinde e-defter tutma hakkına sahip olacaklardır.

Hesap döneminin ilk ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı açılış, hesap döneminin son ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı da kapanış onayını ifade etmektedir.

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’nın belirtmiş olduğu format ve standarda uygun şekilde yevmiye ve kebir defterlerinin aylık olarak oluşturulması ve bu defterlerden oluşturulan beratların başkanlığın sistemine gönderilmesi ve GİB tarafından imzalanan beratın ilgili defter ile saklanmasını ifade eden uygulama bütünüdür.