e-Arşiv Nedir?

e-Arşiv, gelir idaresi tarafından ortaya konulan kurallar çerçevesinde kalarak faturaların elektronik ortam üzerinden düzenlenmesi, faturaların elektronik ortam üzerinden saklanması, ibraz ve raporlamaya ilişkin verileri kapsayan uygulamanın adıdır. e-Arşiv faturası da faturaların elektronik ortamda bu uygulama üzerinden düzenlenerek müşterilere iletilmesidir.

e-arsiv Mevzuatı

Belgenin ikinci nüshası, ibrazı ve raporuna ilişkin veriler bu kısımda da tutulmaktadır. Yani, e-arşiv faturası elektronik fatura türü olarak karşımıza çıkar. e-Arşiv tebliği kapsamında vergi mükellefleri, elektronik ortamda oluşturdukları faturayı, elektronik ortamda veya kağıt ortamında karşı tarafa iletir, ikinci nüshasını ise elektronik ortamda muhafaza ederler. E-arşiv 2016 yılında uygulamaya konulan e-Arşiv ve e-Fatura zorunluluğu birçok şirketin geçiş sürecinde yer almaktadır.

e-Arşiv Başvuru

e-Arşiv ve e-fatura genellikle sıklıkla karşılaştırılan iki farklı kavramdır. Bu yüzden ikisi arasındaki farklara detaylı bir şekilde değinelim;

• e-Arşiv uygulaması 1 Ocak 2016 tarihinden itibaren zorunlu olarak kullanılmaya başlanırken e-fatura uygulaması 1 Nisan 2014 tarihinde zorunlu olarak kullanılmaya başlanmıştır.
• e-Arşiv’de zaman damgası vurularak onay alınırken, e-Fatura’da zaman damgası uygulaması yoktur.
• e-Arşiv b2b, b2c işletmeler tarafından kullanılırken, e-Fatura sadece b2b işletmeler tarafından kullanılır.

Özel Entegrasyon

• e-Arşiv’de fatura hem elektronik hem de kağıt üzerinden çıktısı alınarak müşterilere gönderilirken, e-fatura uygulaması sadece elektronik ortam üzerinden gönderilir ve uygulama üzerinden kağıda çıktıya onay verilmez.
• e-Arşiv’de özel entegratör tarafından ya da kendi bilgi işlem sistemlerinde onay alınarak kullanılırken, e-Fatura’da GIB portal, entegrasyon ya da özel entegratörlerden biri seçilerek kullanılır.

e-Arşivin Avantajları

• e-Arşiv uygulaması kullanan şirketler tüm faturalarını elektronik ortamda düzenleyerek belirli süreler içinde elektronik ortamda bu belgeleri rahatlık ve güvenle saklayabilirler.
• Müşteriler e-Fatura kullanmaları halinde ya da nihai tüketiciler olmaları halinde faturaları elektronik ortam üzerinden iletme hakkına sahip olurlar.
• e-Arşiv ile çok sayıda fatura ileten şirketler zamandan, elemandan, maliyetten, arşivleme çalışmalarından ve verim noktasından tasarruf sağlar.
• Yüzbinlerce ağacın kesilmesinin önüne geçtiği için sosyal sorumluluk kapsamına da katkıda bulunur.
• e-Arşiv ile arşivleme maliyetleri direkt olarak ortadan kalkar.
• Gelen/giden faturaların kaybolmasının önüne geçer.
• Otomasyona geçen elektronik sistemler sayesinde hata oranı en aza iner.
• Uluslararası standartlara uyum sağlar.
• Nakit akışını hızlandırmak amacıyla işletmelere finansal avantaj sağlar.
• Operasyonel etkinlik ve verimlilik artışı kazandırır.