Vergi Usulleri Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu tarafından firmalar için tutulması zorunlu olan büyük defter ve yevmiye defterlerinin elektronik ortamda hazırlanıp muhafaza edilmesi için geliştirilen uygulamaya e-Defter adı verilir. Biliyorsunuz ki, firmaların vergi mükellefi olmalarından dolayı her parasal hareketi kayıt altına alma zorunlulukları vardır. Buna bağlı olarak e-Defter uygulaması bu kayıt tutma ve istenmesi halinde denetlenme işinin elektronik ortamda gerçekleştirilmesini sağlar. Bir firma, e-Defter uygulamasını kullanmaya başladıktan sonra içeriği Gelir İdaresi Başkanlığı’na göndermez. Yani muhasebe kayıtları GİB’e aktarılmaz. Bunun yerine özet olarak kabul edilen ve berat denilen bilgiler GİB’e gönderilir.

E-Defter beratı ise; GİB tarafından belirlenen standartlara uygun şekilde hazırlanan e-Defterlerin geçerlilik kazanabilmesi için defter bilgileri, firma bilgileri, mali müşavir bilgileri ve vergi detaylarıyla birlikte mali mühür ile birlikte belli bir formatta GİB’e iletilmesidir. GİB tarafından belirlenen format ve standartlara uygun olarak tutulan e-Defterler, kağıt baskıya dökülmeden kaydedilir, değişmezliği ve kaynağının güvenilirliği garanti altına alınır.

 

Bunu da gerçek kişiler için elektronik imza, firmalar yani tüzel kişiler için de mali mühür gibi uygulamalarla sağlar.
Mükelleflerin e-Defter uygulamasını kullanmaları için bazı şartları taşımaları gerekmektedir.

Bu şartlar;

• Gerçek kişi mükelleflerin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen NES’e yani nitelikli elektronik sertifikasına sahip olmaları gerekmektedir.
• Tüzel kişi mükelleflerin elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olmaları ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olmaları gerekmektedir.
• Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması gerekmektedir.

e-Defter’in Avantajları Nelerdir ? 

• e-Defter uygulaması ile harcanan zaman minimum seviyeye iner. Bu da firmalar için zamandan ve personelden tasarruf anlamına gelir.
• Her dönem defterlerin onayı ve basımı için ödenen tutarlar e-Defter uygulaması ile ortadan kalkar. Yevmiye defteri ve büyük defterin noter onayı ile kağıda basma maliyeti, e-Defter sayesinde oluşmaz.
• Defterlerin baskısı, onayı, gönderimi, arşivlenmesi için harcanan tutarlar söz konusu olmayacağı için maliyetler azalır.
• Kağıda basılı defterleri saklamak için mekan ve zaman harcamak gerekir. e-Defterin avantajlarından biri de bu sorunu ortadan kaldırıp defterleri elektronik ortamda 10 yıllık yasal süre boyunca arşivlemesidir.
• Kağıda basılı belgelerde bulunan hataları düzenlemek zahmetliyken e-Defterdeki hataları düzenlemek için ekstra çaba sarf etmek gerekmez.
• e-Defterde belirlenen belge standartları uluslararası formatta olduğu için özellikle çok uluslu şirketlerin çalışma, düzen ve uyum prensiplerine uygundur.
• E-Arşiv özelliğinde olduğu gibi yüzlerce sayfadan oluşan defter için kesilen ağaçlar da e-Defter uygulaması ile korunmuş olunur.